Informativa sulla tutela dei dati personali ex art. 13 Regolamento UE 2016/679 (“GDPR"), integrato con D. Lgs. N. 101/2018

Il Regolamento UE n. 2016/679 ("GDPR") costituisce la fonte giuridica di riferimento in tema di tutela delle persone fisiche e di altri soggetti rispetto al trattamento dei dati personali. Ai sensi della predetta normativa, il trattamento dei Suoi dati personali sarà improntato ai principi di correttezza, liceità e trasparenza e di tutela della Sua riservatezza e dei Suoi diritti.

La raccolta dei dati

Il Regolamento UE, come già il D. Lgs n. 196/2003, prevede che ogni trattamento deve trovare fondamento in un’idonea base giuridica.

I fondamenti della liceità del trattamento di dati personali sono enucleati ex art. 6 del Regolamento e sono:

  • adempimento obblighi contrattuali;
  • interessi vitali della persona interessata o di terzi;
  • obblighi di legge cui è soggetto il titolare;
  • interesse pubblico o esercizio di pubblici poteri;
  • interesse legittimo prevalente del titolare o di terzi cui i dati vengono comunicati;
  • consenso dell’interessato. 

Per svolgere la sua funzione, Advice for Real Estate deve utilizzare alcuni dati che riguardano Lei e le eventuali altre parti interessate. Si tratta di informazioni personali e/o patrimoniali che saranno trattate in modo sia elettronico che manuale. Le informazioni possono essere fornite direttamente da Lei o da altro interessato, oppure raccolte presso terzi, per lo più rivolgendosi ad archivi prevalentemente tenuti da soggetti pubblici, e più raramente privati.

A seconda della natura dell'incarico, Advice For Real Estate consulterà quindi (o farà consultare ai suoi consulenti) il Catasto, i Registri Immobiliari, il Registro delle Imprese, lo Stato Civile, l'Anagrafe, gli atti depositati presso gli Uffici Tecnici dei Comuni ed altri analoghi Pubblici Registri, ricavandone le informazioni che occorrono per il corretto espletamento dell'incarico.

Tali informazioni, raccolte nella misura strettamente necessaria all’espletamento dell’incarico ricevuto ed ai conseguenti adempimenti, saranno conservate presso lo studio per il periodo stabilito delle rispettive normative di settore.

I dati che La riguardano sono acquisiti di volta in volta per quanto necessario ai fini dei singoli atti o delle singole operazioni, cui restano associati nei nostri archivi, sia cartacei che informatici. Per taluni servizi utilizziamo soggetti di nostra fiducia, in qualità di responsabili del trattamento, che svolgono per nostro conto compiti di natura tecnica e/o organizzativa. Il loro elenco è costantemente aggiornato e può consultarlo agevolmente e gratuitamente chiedendolo al personale di Advice For Real Estate.

Principi generali del trattamento di dati personali

Il trattamento di dati personali da parte di Advice for Real Estate avviene nel rispetto dei principi fissati all’articolo 5 del Regolamento (UE) 2016/679, quali:

  • liceità, correttezza e trasparenza del trattamento, nei confronti dell’interessato; 
  • limitazione della finalità del trattamento, compreso l’obbligo di assicurare che eventuali trattamenti successivi non siano incompatibili con le finalità della raccolta dei dati; 
  • minimizzazione dei dati con limitazione ed adeguamento del trattamento ai soli dati pertinenti e necessari rispetto alle finalità del trattamento; 
  • esattezza e aggiornamento dei dati, compresa la tempestiva cancellazione dei dati che risultino inesatti rispetto agli scopi del trattamento; 
  • limitazione della conservazione dei dati al tempo necessario rispetto agli scopi per i quali è effettuato il trattamento; 
  • integrità e sicurezza dei dati personali oggetto del trattamento;

responsabilizzazione (o accountability), in virtù del quale il titolare mette in atto misure tecniche e organizzative adeguate per garantire ed essere in grado di dimostrare che il trattamento è effettuato conformemente al presente Regolamento

Advice S.a.S. di Consiglio Elena Laura & C., con sede legale in Via Ruggero Di Lauria, 2 - 20149 Milano (MI), (di seguito, la “Società”), in qualità di Titolare del trattamento dei dati, s’impegna a tutelare la riservatezza di essi ed a garantire la protezione necessaria da ogni evento che possa metterli a rischio di violazione.

All’uopo, ai sensi dell’art. 13 del prefato Regolamento, Le fornisce le seguenti informazioni:

Finalità e modalità del trattamento dei dati

I dati servono al Titolare per dar seguito alla richiesta di iscrizione anagrafica nei database della Società ed al contratto di fornitura del servizio scelto, gestire ed eseguire le richieste di contatto inoltrate dall’Interessato, fornire assistenza, adempiere agli obblighi di legge e regolamentari cui il Titolare è tenuto in funzione dell’attività in concreto esercitata. In nessun caso, Advice rivende I dati personali dell’Interessato a terzi, nè tantomeno li utilizza per finalità non dichiarate.

I Suoi dati personali sono, quindi, raccolti unicamente presso di noi, sia al momento della registrazione sul sito http://www.adviceforrealestate.it , sia in fase di stipula del contratto, e saranno trattati esclusivamente per finalità strettamente connesse e strumentali all'adempimento delle obbligazioni inerenti ai rapporti con la Società. In particolare, i dati saranno trattati:

    1. per l'inserimento delle anagrafiche nei data base informatici aziendali;
    2. per la tenuta della contabilità e fatturazione;
    3. per la gestione degli incassi e pagamenti;
    4. per adempiere agli obblighi previsti dalle norme legali (civilistiche e fiscali), regolamentari, comunitarie.

 

Il trattamento dei dati personali sarà effettuato tramite supporti cartacei ed informatici dal Titolare, dal Responsabile/dai Responsabili e dagli Incaricati con l'osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e riservatezza.

Con riferimento all’iscrizione anagrafica, il trattamento dei dati personali dell’Interessato avviene per dar corso alle attività preliminari alla richiesta di iscrizione, per la gestione delle richieste di informazioni e di invio di materiale informative, nonché per il rispetto degli obblighi di legge.

Con riferimento alla gestione del rapporto contrattuale, il trattamento dei dati personali dell’Interessato avviene per dar corso alle attività preliminari e conseguenti all’acquisto di uno o più servizi, per la gestione dei relativi ordini, l’erogazione dei servizi e la connessa fatturazione e gestione dei pagamenti, per la trattazione dei reclami e/o le segnalazioni al servizio di assistenza, per la prevenzione delle frodi, nonché per l’adempimento di ogni altro obbligo derivante dal contratto sottoscritto.

Il Titolare, in conformità a quanto previsto dal Considerando 49 del GDPR, tratta anche per mezzo dei suoi fornitori, i dati personali dell’Interessato relativi al traffico delle reti in misura strettamente necessaria e proporzionata a garantire la sicurezza delle reti informatiche, id est l’idoneità e capacità di un sistema informatico di resistere, ad un dato livello di sicurezza, ad eventi imprevisti o atti illeciti che ne compromettano la disponibilità, l’autenticità, l’integrità e la riservatezza dei dati personali conservati o trasmessi. A tal proposito, Advice trasmetterà all’Interessato, qualora si paventi un concreto rischio di violazione dei dati personali, informativa circa tali rischi, salvi gli obblighi di notifica nelle forme prescritte dall’art. 33 del GDPR. Fondamento giuridico di tale forma di trattamento è costituito dal rispetto degli obblighi di legge ed il legittimo interesse del Titolare ad effettuare trattamenti corrispondenti a finalità di tutela del patrimonio aziendale e sicurezza delle sedi e sistemi di Advice for RE.

In relazione alle attività promozionali su servizi analoghi a quelli acquistati dall’Interessato, ai sensi del Considerando 47 al GDPR, il Titolare del trattamento, anche senza esplicito consenso da parte dell’Interessato,  è legittimato all’utilizzo dei dati di contatto comunicati dal medesimo Interessato, ai fini di promozione e vendita diretta dei propri servizi, salvo il diritto di opposizione dell’Interessato.

In relazione alle attività di promozione commerciale su servizi differenti rispetto a quelli acquistati dall’Interessato, i dati personali di quest’ultimo potranno essere trattati, anche per mera finalità di promo commerciale, indagini e ricerche di mercato, solo se l’Interessato ha prestato il consenso  ed autorizzato il trattamento e non si opponga allo stesso. Tale trattamento potrà avvenire, in modo automatizzato, via e-mail, sms o contatto telefonico e può essere svolto solo qualora l’Interessato non abbia revocato il consenso all’utilizzo dei dati per le predette finalità e solo allorché, nel caso in cui il trattamento si svolga mediante contatto con operatore telefonico, l’Interessato non sia iscritto al Registro delle Opposizioni di cui al D.P.R. n. 178/2010. Il fondamento giuridico di tale trattamento risiede nel consenso, revocabile in qualsiasi momento liberamente, prestato dall’Interessato preliminarmente al trattamento.

Con precipuo riferimento alla profilazione, da intendersi quale analisi dei dati trasmessi e dei servizi scelti allo scopo di delineare messaggi pubblicitari o proposte commerciali in linea con le scelte manifestate dall’Utente, i dati dell’interessato saranno trattati per tale finalità esclusivamente nel caso in cui l’Interessato abbia manifestato un consenso esplicito ed informato (liberamente revocabile in ogni tempo) al trattamento. Tale consenso costituisce il fondamento giuridico di tale forma di trattamento.

Con riferimento alla prevenzione delle frodi, ai sensi del Considerando 47 e dell’art. 22 GDPR, i dati personali dell’Interessato, ad esclusione di quelli particolari (art. 9 GDPR) o giudiziari (art. 10 GDPR) saranno trattati per consentire controlli con finalità di monitoraggio e prevenzione di pagamenti fraudolenti da parte di sistemi software ed in modo automatizzato; all’esito di tali controlli, i predetti dati saranno immediatamente cancellati.

Comunicazione e diffusione dei dati

I Suoi dati personali, ai fini dell'esecuzione del contratto e per le finalità sopra indicate, potranno essere comunicati a:

  • persone fisiche e giuridiche (studi di consulenza legale, amministrativa, fiscale, società di revisione, corrieri e spedizionieri, centri di elaborazione dati etc.) di cui si serve il Titolare ai fini dell'adempimento degli obblighi amministrativi, contabili, commerciali e gestionali;
  • istituti bancari per la gestione degli incassi e dei pagamenti;
  • società di factoring o di recupero crediti;
  • nostri collaboratori e dipendenti appositamente incaricati, nell'ambito delle relative mansioni.

Qualsiasi comunicazione avrà ad oggetto unicamente i dati che risultino necessari per le finalità sopra illustrate. I Suoi dati personali saranno conservati in appositi server situati all'interno dell’Unione Europea; la Società precisa di non effettuare trasferimenti di dati personali verso Paesi situati al di fuori dell'Unione Europea.

Advice For Real Estate è a sua volta tenuta a comunicare determinati dati a soggetti pubblici: ciò avviene solo nei casi previsti dalla Legge ed attenendosi strettamente alle modalità dalla Legge previste.

Le trasmissioni avvengono in forma prevalentemente telematica attraverso dati strutturati, avvalendosi degli strumenti informatici e telematici installati presso la società Advice For Real Estate.

I dati personali saranno ad esempio comunicati dati:

  • all'Agenzia delle Entrate già ufficio del registro (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine della registrazione fiscale del contratto;
  • all'Ufficio del Territorio già conservatoria dei registri immobiliari e ufficio del catasto (Ministero dell’Economia e Finanze) al fine di svolgere visure o indagini sugli immobili;
  • ai Comuni, per l’espletamento di pratiche urbanistiche afferenti gli immobili oggetto di incarico.

Gli archivi dei singoli Pubblici Uffici sono accessibili con specifiche modalità regolate direttamente dalla Legge; prevalentemente si tratta di Pubblici Registri consultabili da chiunque.

I dati personali dei clienti di Advice For Real Estate verranno inoltre raccolti e trattati anche in forma strutturata per gli adempimenti della normativa antiriciclaggio.

Categorie particolari di dati personali

Ai sensi degli articoli 9 e 10 del Regolamento UE n. 2016/679, Lei potrebbe conferire, per l’esecuzione dell’incarico dati qualificabili come “categorie particolari di dati personali” e cioè quei dati che rivelano “l'origine razziale o etnica, le opinioni politiche, le convinzioni religiose o filosofiche, o l'appartenenza sindacale, nonché dati genetici, dati biometrici intesi a identificare in modo univoco una persona fisica, dati relativi alla salute o alla vita sessuale o all’orientamento sessuale della persona” o dati dati personali relativi a condanne penali e reati richiesti per legge.

Tali categorie di dati potranno essere trattate solo previo Suo libero ed esplicito consenso, manifestato in forma scritta in calce alla presente informativa, o ai sensi dell’art.9, paragrafo 2, lettere f) e g) del Regolamento UE n. 2016/679.

Categorie di destinatari

Finalità della comunicazione

Società controllanti/controllate e società che partecipano in Advice for RE

Adempimenti amministrativi, contabili e connessi alla prestazione contrattuiale

  Terzi fornitori

Erogazione di servizi connessi alla prestazione richiesta (assistenza, consegna/spedizione prodotti, erogazione di servizi aggiuntivi, forniture di reti e servizi di comunicazione elettronica)

Istituti di credito e di pagamento digitale, Istituti bancari e/o postali

Gestione di incassi, pagamenti, rimborsi connessi alla prestazione oggetto di contratto

Professionisti e consulenti esterni e società di consulenza

Adempimento degli obblighi di legge, esercizio di diritti, tutela dei diritti contrattuali e recupero del credito

Amministrazione finanziaria, Enti Pubblici, Autorità Giudiziaria, Autorità Amm.ve Indipendenti, Autorità di Vigilanza e Controllo

Adempimento degli obblighi di legge, difesa dei diritti; tenuta di elenchi e registri da parte di P.A. in forza di specifiche normative, in connessione con le prestazioni oggetto di contratto

Soggetti formalmente delegati o aventi titolo giuridico riconosciuto

Rappresentanza legale, Curatela, Tutorato

 

Periodo di conservazione

I dati personali che La riguardano saranno conservati per l’intera durata del Suo rapporto con la Società. Successivamente alla cessazione del rapporto, la Società conserverà i dati personali relativi all’esecuzione del contratto per l'adempimento degli obblighi di contratto e di legge, anche di tipo fiscale. Successivamente, i dati personali relativi all’esecuzione del contratto verranno conservati per un periodo non eccedente il termine di prescrizione previsto dalla legge per far eventualmente valere o difendere un diritto in giudizio.

Diritti dell'interessato

In ogni momento potrà esercitare i Suoi diritti nei confronti del Titolare del trattamento, ai sensi degli artt. 15 — 22 del GDPR, che per Sua comodità riassumiamo di seguito. In particolare, Lei ha il diritto:

  • di ottenere la cessazione del trattamento nei casi in cui i suoi dati personali siano trattati per fini di marketing diretto, anche in relazione a servizi identici a quelli già acquistati dalla nostra Società (cd. diritto di opposizione);
  • di ottenere informazioni in relazione alle finalità per cui i Suoi dati personali sono trattati, al periodo del trattamento e ai soggetti a cui i dati sono comunicati (cd.diritto di accesso);
  • di ottenere la rettifica o l’integrazione dei dati personali inesatti che La riguardano (c.d. diritto di rettifica);
  •  di ottenere la cancellazione dei dati personali che La riguardano nei seguenti casi:

(a) i dati non siano più necessari per le finalità per cui sono stati raccolti;

(b) ritiro del consenso del titolare al trattamento dei dati qualora essi siano trattati sulla base di tale consenso;

(c) il Titolare si sia opposto al trattamento dei dati personali che Lo riguardano nel caso in cui essi siano trattati per un legittimo interesse della Società; 

(d) il trattamento dei suoi dati personali non sia conforme alla legge.

Tuttavia, Le segnaliamo che la conservazione dei dati personali da parte della Società è lecita qualora sia necessaria per consentirle di adempiere un obbligo legale o per

accertare, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria {cd. diritto di cancellazione);

  • di ottenere che i dati personali che La riguardano siano solo conservati senza che di essi sia  fatto altro uso nei seguenti casi:

(a) Lei contesti l'esattezza dei dati personali, limitatamente al periodo necessario a consentirci di verificare l'esattezza di tali dati personali;

(b) il trattamento sia illecito ma Lei si opponga comunque alla cancellazione dei dati personali da parte nostra;

(c) i dati personali Le siano necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria;

(d) Lei si sia opposto al trattamento e si attenda la verifica in merito all'eventuale prevalenza dei nostri motivi legittimi al trattamento rispetto a quelli dell’interessato {cd. diritto di limitazione);

  • di ricevere in un formato di uso comune, leggibile da dispositivo automatico e interoperabile i dati personali che La riguardano trattati con mezzi automatizzati, se essi siano trattati in forza di contratto o sulla base del Suo consenso {c.d. diritto di portabilità).

Le ricordiamo, infine, che ha diritto di rivolgersi al Garante per la protezione dei dati personali (Piazza di Monte Citorio, 121 - 00186 Roma RM) per far valere i Suoi diritti con riferimento al trattamento dei Suoi dati personali.

Qualsiasi richiesta rivolta al titolare o al responsabile può essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, telefax o posta elettronica attraverso i riferimenti riportati sotto.

Titolare e responsabile del trattamento

Il titolare del trattamento è Advice S.a.S di Consiglio Elena Laura & C. - indirizzo email: e.consiglio@adviceforrealestate.it.

L'elenco dei responsabili del trattamento dei dati personali è disponibile presso le sedi sociali del Titolare e può essere richiesto mediante l'invio di una mail all'indirizzo marketing@adviceforrealestate.it.

Nel richiederLe la manifestazione espressa del Suo consenso al trattamento, cogliamo l'occasione per porgerLe distinti saluti.